Para nadie es un secreto que, en el entorno laboral actual, donde el trabajo híbrido ya no es una tendencia sino una norma, la oficina ha tenido que rediseñarse, debido a que el espacio físico ya no es meramente un sitio para sentarse y procesar información; ahora es también un centro de comunicación que debe conectar a los presentes con aquellos que trabajan a distancia.
No obstante, todos hemos experimentado la frustración de que una reunión importante se vea interrumpida por una cámara enfocando el lugar incorrecto, un micrófono que no recoge la voz o un eco metálico que cansa a los interlocutores. Asimismo, armar una sala de videoconferencias funcional parece ser una tarea reservada para ingenieros, pero la clave no está en gastar fortunas, sino en seleccionar los componentes con inteligencia.
De hecho, el objetivo de cualquier implementación tecnológica en la empresa es la invisibilidad, ya que cuando la conexión es fluida y el audio es nítido, los equipos pueden concentrarse en el intercambio de ideas y no en los cables. Y para lograr este ecosistema de colaboración, es vital seguir una hoja de ruta que equilibre la acústica, la iluminación y, por supuesto, la elección de los equipamientos para videoconferencia adecuados para cada tipo de espacio.
Diagnóstico del espacio, ¿huddle room o sala de directorio?
Lo primero que se debe tener en cuenta antes de adquirir el primer monitor o sistema de audio es analizar las dimensiones y el propósito de la sala, ya que uno de los errores que más presupuesto consume es comprar hardware de tamaño excesivo o, por el contrario, intentar cubrir espacios grandes con equipos diseñados para el hogar, pues no es lo mismo equipar una huddle room que una gran sala de directorio.
Para quienes no lo sepan, las huddle rooms son espacios pequeños para reuniones rápidas de 3 a 5 personas, en las que se prioriza la agilidad y el ahorro del espacio, por lo que lo ideal para ellas son las barras de video “all-in-one”, que integran cámara, micrófonos y parlantes en un solo dispositivo compacto.
Por otro lado, las salas medianas y de directorio son espacios que requieren un enfoque modular, ya que es necesario contar con micrófonos de expansión que lleguen al centro de la mesa o sistemas de audio de techo que garanticen que la persona que está en el extremo más alejado sea escuchada con la misma claridad que quien está frente a la pantalla.
El audio, el factor más importante al momento de armar una sala de videoconferencias
Uno de los detalles más importantes a la hora de armar una sala de videoconferencias es el audio, ya que, si el video tiene una falla técnica, la reunión puede continuar mediante audio. No obstante, si el audio no funciona bien, la productividad se detiene por completo, por lo que, evidentemente, la acústica es el talón de Aquiles de las oficinas modernas, las cuales tienden a hacer uso excesivo del vidrio, el metal y las superficies duras, generando un rebote de sonido constante. Asimismo, para evitar estos inconvenientes y optimizar el presupuesto en esta área, debes tener en cuenta dos principios, y esos son el tratamiento básico y la cancelación de ruido, ya que, antes de invertir en micrófonos de miles de dólares, coloca alfombras, paneles acústicos o incluso cortinas densas, mientras que para cancelar el ruido debes asegurarte de que tu sistema de audio tenga cancelación de eco por hardware o software. De hecho, los micrófonos con tecnología de beamforming (que "buscan" la voz del que habla y omiten el ruido ambiente) son la mejor inversión para oficinas ruidosas.
Video e iluminación
Numerosas marcas en el sector tecnológico intentan vender la resolución 4K como una necesidad fundamental. No obstante, para no malgastar el presupuesto, es necesario comprender que plataformas como Google Meet, Zoom o Microsoft Teams tienden a reducir la señal a 720p o 1080p para asegurar la estabilidad de la llamada.
Lo que realmente marca la diferencia es el Campo de Visión (FOV) y el tipo de lente, ya que en una sala pequeña se necesita una lente de gran angular (más de 120°) para que todos los asistentes entren en el encuadre sin que la cámara deba estar a tres metros de distancia. Y en salas largas, lo que se necesita es un zoom óptico potente que permita enfocar al orador principal sin perder nitidez. Respecto a la iluminación, la regla es simple: evitar que las luces estén directamente sobre las cabezas para no generar sombras en los ojos, y nunca coloques la cámara de espaldas a una ventana luminosa, ya que el efecto de contraluz oscurecerá los rostros de todos los presentes.
Conectividad y simplicidad
Cuando una compañía implementa tecnología tan complicada que los trabajadores acaban desatendiéndola y empleando sus propias computadoras portátiles, es cuando se produce el mayor despilfarro de dinero. De hecho, una sala de videoconferencias exitosa debe ser plug and play.
Evidentemente, existen dos opciones muy interesantes que son los sistemas basados en sala (Room Systems) y BYOD (Bring Your Own Device), por lo que hay que tener en cuenta el presupuesto que se destinará a esta área, debido a que el Room System es la opción más profesional y costosa, debido a que son computadoras dedicadas que residen en la sala en las que el usuario entra, presiona un botón en una tableta y la reunión comienza.
Y, por otro lado, el BYOD es el modelo en el que el usuario conecta su propio ordenador. Aquí, la inversión tiene que destinarse a una solución de "cable único" (USB-C) que permita a la computadora portátil controlar automáticamente el audio, la cámara y los monitores de la sala al ser conectada.
El mobiliario y la disposición estratégica
La disposición de la mesa es fundamental, ya que las mesas tradicionales rectangulares suelen dejar a personas fuera de vista. Sin embargo, las mesas en forma de "V" o trapezoidales permiten que todos los participantes miren hacia la cámara de manera natural, mejorando el contacto visual con los participantes remotos.
Siempre ubica la cámara a la altura de los ojos, puesto que, si la cámara está muy arriba, parece que estás mirando hacia abajo a tus interlocutores; si está muy abajo, el ángulo resulta poco favorecedor y poco profesional.
Estrategia para no desperdiciar presupuesto
Para que la inversión sea eficiente, debes seguir estos tres principios:
- Primero el software: Selecciona el hardware en función de la plataforma que tu empresa ya emplea. Si utilizas Teams, adquiere dispositivos que estén certificados para su uso, ya que la compatibilidad nativa previene errores o parches de software en el futuro.
- Invierta en calidad, no en cantidad: Es mejor contar con dos salas dotadas de estándares profesionales que con diez cuartos que nadie quiere utilizar debido a sus webcams de mala calidad.
- Mantenimiento y capacidad de expansión: Elige marcas que brinden soporte local y actualizaciones de firmware regulares. Un equipo que se vuelve obsoleto en dos años es la peor inversión posible.
